Collaboration Tools di Kementerian Keuangan Sebagai Terobosan Birokrasi Yang Efisien

Pemanfaatan teknologi collaboration tools di Kementerian Keuangan memungkinkan efisiensi belanja  birokrasi yang signifikan sekaligus menawarkan non financial benefit yang menarik bagi pegawai

Dalam dunia yang semakin modern, teknologi telah menjadi bagian yang penting bagi kehidupan seseorang. Perkembangan teknologi khususnya teknologi informasi telah mengubah cara kita untuk bekerja, berinteraksi dan berkolaborasi. Penemuan internet membuat jarak bukan lagi halangan, kita sekarang dengan mudah terhubung dengan berbagai belahan dunia hanya dengan satu klik ataupun sentuhan layar di telepon genggam. Faktor geografis bukan lagi menjadi sebuah hambatan untuk saling terhubung. Tentunya bukan hanya aspek sosial yang terpengaruh karena perkembangan teknologi, namun juga cara kita bekerja. Konsep kerja dari mana saja atau Work From Anywhere adalah salah satu contoh bagaimana paradigma kerja tradisional berubah.

Salah satu milestone perkembangan internet dalam menunjang pekerjaan adalah ditemukannya sistem cloud. Melalui sistem cloud ini, kita dapat mengakses pekerjaan, menyimpan, dan memanfaatkan berbagai aplikasi yang tersedia tanpa harus memiliki/mengelola infrastruktur fisik secara mandiri. Cloud computing juga memungkinkan kita untuk untuk dapat fokus terhadap inovasi tanpa memikirkan pengelolaan server pada aplikasi yang sudah disedikan oleh provider cloud computing.

Untuk menjawab tantangan zaman, Microsoft mengeluarkan aplikasi Microsoft 365 yang memungkinkan aplikasi klasik seperti Word, Excel, dan Power Point untuk dapat dibuat, diakses, dan diedit secara bersamaan. Microsoft 365 kini juga terintegrasi dengan aplikasi onedrive untuk penyimpanan dan outlook untuk email. Mircrosoft juga mengeluarkan MS Teams pada tahun 2017 untuk sarana komunikasi dan kolaborasi dengan menyediakan fitur seperti pesan teks, panggilan video, dan kemampuan kolaborasi dokumen secara real-time.

Guna memanfaatkan peluang efisiensi dan produktiftas dari sistem cloud computing, pada akhir tahun 2022 Kementerian Keuangan mulai mengimplementasikan collaborative ways of working dengan memanfaatkan collaboration tools MS Teams dan Microsoft 365. Collaboration tools merupakan sarana untuk mengakomodasi kebutuhan pola kerja bersama, dimana pegawai dapat membuat dokumen, berbagi, dan melakukan perbaikan sesuai dengan perannya masing-masing.

Office 365 memungkinkan pegawai untuk tetap produktif dari mana saja dan kapan saja. Program office 365 selalu dikembangkan dan penggunanya memiliki akses terhadap versi terbaru dari aplikasi Microsoft yang disediakan, sehingga organisasi/pegawai tidak perlu memikirkan biaya untuk memperbaharui versi. Akses cloud juga menjadi fitur unggulan yang ditawarkan, dimana pegawai dapat mengakses dokumen dengan mudah dimana saja dengan koneksi internet.

Aspek kemanan menjadi perhatian Kementerian Keuangan saat memilih Office 365 dan MS Teams sebagai collaboration tools. Office 365 memiliki sistem perlindungan terhadap serangan virus, phising, malware, serta melakukan eknripsi terhadap data data yang disimpan di server Microsoft. Selain itu, kontrol akses dan sistem autentifikasi berlapis juga menambah kuat sistem keamanan dalam penggunaan collaboration tools.

Beberapa pegawai telah merasakan manfaat dari implementasi penggunaan collaboration tools, diantaranya meningkatkan produktivitas, mempersingkat waktu penyelesaian pekerjaan, mendukung mobilitas kerja, meningkatkan koordinasi, dan memudahkan kontrol penyelesaian pekerjaan.

Seiring dengan pola kerja baru, penggunaan collaboration tools sangat bermanfaat untuk mendukung implementasi sistem bekerja dari mana saja (Work From Anywhere/WFA). WFA merupakan sebuah sistem kereja dimana pegawai diberikan fleksibilitas untuk bekerja dari mana saja, termasuk di luar kantor. WFA dapat mewujudkan work-life balance dimana pegawai dapat mengatur waktu dan tempat kerja sesuai kebutuhan masing-masing. WFA juga dapat meminimalkan biaya untuk berangkat ke tempat kerja dan lebih hemat waktu perjalanan. Organisasi juga dapat terus beroperasi walau ada situasi darurat atau bencana karena pekerjaan dapat diselesaikan dari tempat lain. WFA juga merupakan salah satu bentuk non financial benefit yang dapat ditawarkan kepada pegawai, sehingga loyalitas pegawai dapat meningkat.

Setelah hampir setahun memanfaatkan collaborative tools dalam menunjang kegiatan operasional, Kementerian Keuangan telah berhasil melakukan penghematan secara signifikan. Digitalisasi proses bisnis berhasil menghasilkan penghematan hingga 90,5 miliar sementara itu minimalisasi rapat fisik dan penghematan kertas juga menghasilkan penghematan hingga 290 miliar. (*)

Penulis :

Erwin Pandu Wardana

Mahasiswa Magister Ilmu Manajemen

Universitas Jenderal Soedirman

Sumber: