Pemusnahan Arsip Daerah Tak Boleh Sembarangan

PURBALINGGA, RADARBANYUMAS.CO.ID - Tidak semua arsip fisik maupun soft file milik daerah boleh dimusnahkan. Sejumlah arsip yang tidak boleh dimusnahkan diantaranya adalah arsip yang mengandung nilai sejarah.

Kepala Dinas Arsip Daerah dan Perpustakaan Kabupaten Purbalingga, Sadono mencontohkan arsip yang tidak boleh dimusnahkan seperti arsip  Kepala Daerah dari masa ke masa, arsip Peraturan Daerah, arsip Keanggotaan DPRD dari masa ke masa.

"Kami ada data dan operatornya. Jadi semua memiliki kriteria dan payung regulasinya. Tidak bisa asal dimusnahkan karena alasan secara fisik memenuhi ruang penyimpanan arsip," tuturnya, Minggu 8 Desember 2024.

Sementara itu, ada sejumlah arsip yang boleh dimusnahkan. Yaitu arsip yang memenuhi kriteria tidak memiliki nilai guna primer maupun sekunder, telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

BACA JUGA:Minim Ruangan, Bekas Gedung Perpusda Lama Disulap Jadi Depo Arsip

BACA JUGA:Pengelola Kearsipan Keluhkan Anggaran dan Personil Kearsipan

Selanjutnya arsip yang tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. "Arsip yang di musnahkan merupakan arsip yang telah habis masa retensinya," tambahnya.

Hal itu sesuai dengan peraturan bupati Nomor 93 tahun 2019  yang mengatur tentang jadwal retensi arsip di Pemerintahan Kabupaten Purbalingga. Kemudian dengan dasar peraturan tersebut ada berbagai macam umur arsip sesuai dengan kepentingan pencipta arsip. Contoh hal yang sering  dijumpai yaitu arsip tentang kegiatan Undangan rapat yang tidak memiliki keterkaitan dengan hal penting lain.

"Arsip seperti undangan rapat dan sejenisnya akan aktif selama 1 tahun dan retensinya habis setelah 2 tahun dari tahun diciptakan arsip setelah habis retensi," rincinya.

Untuk arsip yang masa retensinya habis, maka bisa dimusnahkan. Lalu sesuai dengan peraturan bupati Nomor 67 tahun 2019 tentang pedoman penyusutan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Purbalingga, maka petugas arsip bisa melaksanakan penyusutan arsip atau dimusnahkan sesuai dengan aturan yang berlaku.

Sumber: