Mengenal Aplikasi Invoice dan Kwitansi untuk Permudah Penagihan Secara Otomatis

 

Membuat Invoice dalam dunia perdagangan memang sangat familiar. Invoice biasa disebut dengan invoice penjualan yang biasanya digunakan sebagai surat penagihan untuk pembeli yang sudah menerima barang. Kegunaan invoice yaitu untuk menagih pembayaran kepada pembeli dengan cara yang baik serta memberikan jangka waktu tertentu. Invoice lebih banyak digunakan oleh bisnis yang sudah profesional.

Apa itu Invoice?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), invois atau invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pembeli (pemesan).

Sementara itu, buku “Sistem Informasi Akuntansi 1” karya La Midjan dan Azhar Susanto menjelaskan bahwa invoice atau faktur adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti penjualan atas barang atau jasa yang menunjukkan jumlah yang berhak ditagih kepada pelanggan yang telah melakukan pembelian. Dokumen ini menunjukkan informasi kuantitas, harga, dan jumlah tagihannya.

Dari dua pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa invoice adalah dokumen yang menjadi bukti transaksi penjualan dan pembelian yang dilakukan secara kredit antara dua pihak. Kenapa kredit? Karena invoice tagihan baru bisa dikeluarkan setelah barang pesanan diterima oleh pihak pembeli.

Sebagai bukti transaksi keuangan bisnis yang penting, dokumen invoice pembayaran wajib memuat informasi berikut ini:

●        Nomor invoice

●        Nomor order (jika ada)

●        Nama dan detail alamat pemesan/ pembeli

●        Nama dan detail alamat penjual

●        Tanggal pembuatan/ pengiriman invoice

●        Detail barang atau jasa yang dikirim (jenis, deskripsi, jumlah, harga per unit)

●        Komponen biaya lain (ongkos kirim, pajak, diskon, dll)

●        Total biaya yang ditagihkan

●        Detail dan ketentuan pembayaran (metode, waktu jatuh tempo, dll)

Nah, dalam pembuatan invoice ada dua cara yang bisa anda pilih yaitu secara manual dan menggunakan tool atau layanan yang tersedia dalam beberapa website tertentu. Untuk mengetahui apa saja tool yang digunakan untuk membuat invoice serta standar dalam pembuatan invoice, simak ulasan lengkapnya berikut ini.

Fungsi Invoice Penjualan Adalah Sebagai Berikut

Secara rinci, pengertian fungsi dari invoice penjualan atau sales invoice adalah sebagai berikut:

1. Bukti pembelian

Ketika membeli barang atau jasa dari supplier atau vendor, invoice yang diterima perusahaan merupakan bukti adanya transaksi tersebut. Informasi dalam invoice juga menjadi rujukan data mengenai detail barang atau jasa yang dibeli, mulai dari jenis, jumlah, harga per unit, hingga total harga pembelian.

2. Bukti penjualan

Dalam hal invoice dikeluarkan perusahaan untuk penagihan kepada klien atau konsumen, dokumen ini juga menjadi bukti penjualan yang perlu dicatat dalam pembukuan sebagai piutang usaha.

3. Informasi utang usaha

Invoice tagihan juga dapat digunakan sebagai rujukan tim keuangan akan utang usaha yang harus dibayar, berikut termin pembayarannya.

4. Rujukan pembukuan akuntansi

Dokumen invoice menjadi salah satu rujukan tim keuangan untuk pencatatan transaksi dalam pembukuan perusahaan. Baik itu untuk akun utang, maupun piutang usaha.

5. Bukti pelaporan pajak

Untuk kepentingan pembayaran pajak, invoice juga menjadi salah satu dokumen pendukung yang diperlukan saat pelaporan tiap tahunnya.

6. Rujukan jika ada kesalahan

Ketika ada kesalahan pengiriman, maka invoice menjadi salah satu bukti rujukan bersama dengan purchase order (PO) dan bukti tanda terima. Tim keuangan perlu mencocokkan tiga dokumen tersebut sebelum mengeksekusi pembayaran.

Elemen - Elemen yang Harus Ada Pada Invoice

Membuat invoice tentu saja tidak bisa sembarangan, karena ada elemen-elemen atau standar yang harus ada dalam pembuatan invoice. Nah, berikut ini elemen-elemen pada invoice:

1. Identitas Perusahaan Penagih

Identitas dari perusahaan merupakan hal pertama dan yang terpenting dalam pembuatan invoice. Tujuan dari dicantumkannya identitas perusahaan yaitu untuk membantu pelanggan agar lebih mudah untuk mengetahui perusahaan anda lebih detail. Identitas perusahaan yang perlu dicantumkan meliputi logo, nama perusahaan, bidang layanan yang diberikan, alamat, nomor telepon dan informasi penting lainnya.

2. Nama dan Alamat Pembeli

Cantumkan nama dan alamat pembeli dalam invoice, maka dari itu terlebih dahulu tanyakan kepada pelanggan agar tidak salah.

3. Nomor Invoice, Tanggal, Jatuh Tempo

Agar pelanggan bisa mengingat kapan transaksi dilakukan sehingga tidak telat dalam pembayaran, perlu dicantumkan tanggal dan jatuh tempo. Hal ini juga tidak berlaku pada pembeli saja, karena penjual juga membutuhkannya untuk informasi dalam pembukuannya.

4. Harga Beserta Total Tagihan

Elemen penting lainnya harus ada pada invoice yaitu keterangan harga pajak, total tagihan serta diskon jika ada. Semuanya harus tertulis dengan jelas agar tidak terjadi salah paham.

5. Syarat & Ketentuan Pembayaran

Cantumkan syarat dan ketentuan dalam pembayaran. Karena setiap perusahaan pasti memiliki cara pembayaran yang berbeda. Baik itu secara transfer ataupun cash.

Cara Pembuatan Invoice Penjualan Adalah Sebagai Berikut

Membuat invoice dapat dilakukan secara manual, menggunakan bantuan rumus microsoft excel, atau software akuntansi online. Pada dasarnya tidak ada aturan baku dalam menyusun sales invoice.

Setidaknya, dalam satu invoice memuat kolom dengan informasi sebagai berikut:

●        Identitas perusahaan yang berisi nama perusahaan, logo, alamat, dan nomor telepon.

●        Identitas lengkap pembeli , seperti nama, alamat, dan nomor telepon yang bisa dihubungi.

●        Kode atau nomor transaksi, ini merupakan informasi sangat penting bagi penjual agar bisa membedakan dengan transaksi lainnya.

●        Tanggal transaksi.

●        Detail barang yang ditransaksikan. Biasanya tersedia kolom yang cukup besar untuk menuliskan deskripsi barang yang dijual, harga satuan, dan diskon jika ada.

●        Nominal yang harus dibayar. Nominal ini mencakup sub total, PPN, dan total yang harus dibayarkan. Informasi tentang PPN harus dicantumkan karena konsumen berhak mengetahui besaran PPN Pajak Pertambahan Nilai yang harus mereka tanggung.

●        Nama dan tanda tangan kasir, serta tanda tangan konsumen. Dengan adanya tanda tangan ini berarti invoice yang dibuat berdasarkan kesepakatan antara kedua belah pihak. Dan antara penjual dan pembeli telah sama-sama mengetahui.

●        Setiap transaksi yang terjadi dalam suatu bisnis tentu memerlukan bukti yang sah. Dalam akuntansi, bukti sah untuk setiap transaksi yang terjadi disebut juga sebagai invoice penjualan.

Aplikasi Invoice Indonesia yang Dapat Digunakan

Sesuai dengan pokok pembahasan kali ini, akan dibahas mengenai 3 aplikasi invoice dan cara membuat invoice yang bisa anda pilih. Jika Anda masih bingung, pada ulasan kali ini akan dibahas mengenai 3 aplikasi invoice yang bisa membantu Anda dalam membuat invoice.

1. Jurnal by Mekari

Software akuntansi online Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, kelola stok persediaan barang, rekonsiliasi bank dan transaksi lain termasuk pula pencatatan invoice penjualan.

Dengan menggunakan aplikasi invoice dan kwintansi untuk usaha dan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.

Tahukah Anda kalau aplikasi invoice online Jurnal by Mekari bisa memudahkan Anda mengelola keuangan perusahaan secara lebih praktis dan akurat. Buktikan dengan coba gratis aplikasi Jurnal dengan klik pada tombol atau banner di bawah ini.

Aplikasi invoice dan kwitansi Jurnal by Mekari dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, pembukuan usaha, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan invoice pembelian dan pembayaran.

Menariknya, Jurnal by Mekari telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin. Selain itu, Jurnal memiliki banyak fitur di dalamnya seperti:

●        Fitur pembelian di mana didalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.

●        Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis.

●        Cash link.

●        Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.

●        Manajemen Stok

Dengan menggunakan aplikasi accounting online Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik oleh Jurnal.

2. Paper.id

Bagi Anda yang ingin mencari layanan pembuatan invoice secara gratis, Anda bisa memilih website paper.id. Meski gratis namun anda tetap harus melakukan pendaftaran terlebih dahulu sebelum membuatnya.

Langkah selanjutnya yang harus anda lakukan setelah melakukan pendaftaran yaitu login dan memilih menu untuk membuat invoice. Di halaman selanjutnya anda akan diminta untuk mengisi biodata perusahaan baik itu logo, tentang perusahaan dan informasi penting lainnya.

Langkah-langkah tersebut hanya perlu Anda lakukan sekali saja karena untuk membuat invoice yang selanjutnya anda hanya perlu memasukkan calon pelanggan beserta daftar order yang dibuat. Paper.id  ini juga memberikan berapa jumlah harga harga yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

3. Invoice Generator

Pelayanan pembuatan invoice yang selanjutnya yaitu invoice generator. Keuntungan menggunakan website ini yaitu anda tidak perlu melakukan pendaftaran terlebih dahulu. Namun anda tetap saja harus mengisi identitas perusahaan seperti logo.

Cara penggunaannya sangat mudah, anda hanya perlu mengakses halaman utamanya lalu lengkapi keterangan yang dibutuhkan. Itulah 3 tool bikin invoice yang bisa anda pilih sesuai dengan kebutuhan. Nah, dari ke-3 tool tersebut memiliki fungsi utama yaitu membantu Anda agar lebih mudah dalam membuat invoice.

Manfaat aplikasi invoice dan kwitansi bagi bisnis

Otomatisasi proses invoice dengan aplikasi invoice dan kwitansi merupakan manfaat penggunaan aplikasi invoice manfaat bagi bisnis. Manfaat penggunaan aplikasi invoice berguna baik manfaat materi maupun non-materi. Berikut ini di antaranya:

1. Mempercepat proses

Proses invoice tagihan masuk yang sudah diotomatisasi jelas lebih cepat daripada proses manual. Anda kini tak perlu bergantung sepenuhnya kepada tim keuangan dan akunting untuk melakukan pekerjaan ini, karena sebagian besar sudah dikerjakan oleh komputer secara otomatis.

2. Menghemat biaya

Otomatisasi proses invoicing dengan aplikasi invoice dan kwitansi juga memangkas biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mencetak dokumen invoice fisik dan lembar approval.

3. Meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan

Dengan proses otomatis, kini tim keuangan dan akunting bisa mengalihkan waktu dan tenaga mereka untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih strategis. Proses kerja menjadi lebih efisien, dan produktivitas karyawan pun meningkat. Pada akhirnya, ini akan berdampak kepada perkembangan perusahaan yang lebih cepat.

4. Meningkatkan kepatuhan proses

Adanya aplikasi invoice dan kwitansi juga menjamin bahwa setiap personil perusahaan yang terlibat dalam proses pengelolaan invoice patuh kepada SOP yang berlaku. Sebab, sistem akan menolak pemrosesan invoice jika ada yang tidak sesuai dengan SOP perusahaan.

5. Pembukuan lebih akurat

Manusia lebih berisiko melakukan kesalahan jika dibandingkan komputer. Penerapan aplikasi invoice dan kwitansi dapat meminimalisir kesalahan yang rawan dibuat oleh tim akuntansi dalam pencatatan transaksi keuangan perusahaan.

6. Menjaga hubungan baik dengan vendor

Dengan adanya sistem e-invoicing dan pembayaran digital, maka Anda tak perlu khawatir telat membayar tagihan. Selain ada fitur reminder pembayaran, proses pembayaran pun menjadi lebih mudah karena dapat dilakukan dengan beberapa kali klik. Hubungan perusahaan dengan vendor pun tetap terjaga lantaran pembayaran selalu dilakukan tepat waktu.

Invoice adalah salah satu bukti transaksi keuangan yang penting bagi bisnis. Oleh karena itu, pengelolaannya pun harus dilakukan dengan baik. Permudah proses pengelolaan invoice tagihan Anda dengan aplikasi invoice dan kwitansi. Manfaatkan aplikasi invoice dan kwitansi untuk menerapkan sistem ini. Semoga ulasan ini bermanfaat dan selamat mencoba.

Sumber: